En bref
Une école créative recrute dans 64 pays avec une petite équipe internationale.
Des prospects rencontrés à l’étranger restaient silencieux dans le CRM.
Skolbot a connecté WhatsApp Activate pour les contacter à leur heure, dans leur langue, puis les orienter vers un webinaire admissions.
Résultat : 30 inscriptions sur 200 prospects relancés.
Chaque nouveau prospect international est désormais activé automatiquement.
Des contacts de salon restés silencieux
WhatsApp Activate de Skolbot a obtenu 30 inscriptions au webinaire admissions parmi 200 prospects internationaux que l’école créative considérait comme perdus. L’établissement recrute dans 64 pays. Sa petite équipe internationale parcourt les salons étudiants à l’étranger, notamment en Asie.
Les rencontres avaient suscité de l’intérêt, puis les échanges s’étaient arrêtés. Les contacts restaient dans le CRM sans avancer vers une candidature. Il fallait reprendre la conversation au moment où chaque prospect pouvait réellement répondre.
La distance commence avant la candidature
Les horaires, la langue et le canal de contact compliquaient la reprise des échanges.
Des horaires décalés
La journée de travail à Paris peut tomber en pleine nuit chez le candidat. Un message envoyé au rythme de l’école arrive au mauvais moment.
La langue du candidat
Les questions sur les programmes, le visa ou la candidature demandent des réponses faciles à comprendre. La conversation doit suivre la langue du prospect.
Un canal peu consulté
Dans beaucoup des pays concernés, les prospects lisent peu leurs emails. WhatsApp fait partie de leurs usages quotidiens.
Reprendre contact et proposer la bonne étape
Skolbot a connecté WhatsApp Activate au CRM pour adapter le contact à chaque prospect et l’accompagner vers le webinaire.
- 01
Écrire pendant la journée locale.
L’indicatif téléphonique sert à déduire le fuseau horaire du prospect. Le premier message arrive pendant sa journée et présente clairement l’assistant IA de l’école.
- 02
Répondre dans la langue choisie.
Une candidate de Mumbai, rencontrée en salon plusieurs mois auparavant puis restée silencieuse, reçoit le message à 10 h chez elle, plutôt qu’à 3 h. Elle demande si le Bachelor est enseigné en anglais. L’agent répond en quelques secondes et lui réserve une place au webinaire.
- 03
Choisir la prochaine action utile.
L’agent répond à toute heure à partir des contenus validés sur les programmes, le campus, le visa et la candidature. Selon le calendrier et le projet, il propose un webinaire, une visite du campus, une candidature ou un entretien.
- 04
Garder la trace et limiter les relances.
Chaque échange et son résumé remontent dans le CRM. Sans réponse, WhatsApp Activate envoie une seule relance après 72 heures, puis s’arrête.
Le webinaire relance des projets internationaux
inscrits au webinaire admissions
- 200
Messages WhatsApp envoyés
- 180
Messages ouverts90 %
- 120
Réponses67 %
- 30
Inscrits au webinaire25 %
Inscriptions au webinaire dans les 3 jours suivant le premier message. Pourcentages calculés sur l’étape précédente.
Sur 200 prospects relancés, 30 se sont inscrits au webinaire admissions. Ces contacts étaient considérés comme perdus par l’école. La conversation sur WhatsApp leur a donné une prochaine étape concrète.
Depuis cette campagne, WhatsApp Activate prend automatiquement contact avec chaque nouveau prospect international. L’équipe retrouve les échanges et leur résumé dans le CRM. Elle peut reprendre la relation en sachant quelles questions ont déjà été traitées.
« Après les salons, beaucoup de nos prospects ne répondaient plus à nos relances. Grâce à Skolbot, nous avons pu renouer le dialogue sur WhatsApp, dans leur langue et au bon moment. Des candidats que nous pensions avoir perdus se sont finalement inscrits à nos webinaires. »
Questions fréquentes
Comment relancer des prospects internationaux qui ne répondent plus aux emails ?
Une école créative a utilisé WhatsApp Activate de Skolbot pour reprendre contact avec les prospects silencieux de son CRM. L’agent écrit pendant leur journée et répond dans leur langue. La campagne a obtenu 30 inscriptions au webinaire admissions parmi 200 prospects relancés.
Comment adapter les messages WhatsApp au fuseau horaire des candidats ?
WhatsApp Activate déduit le fuseau horaire à partir de l’indicatif téléphonique du prospect. Le premier message est programmé pendant sa journée locale. Dans une école créative équipée de Skolbot, une candidate à Mumbai reçoit ainsi le message à 10 h chez elle, plutôt qu’en pleine nuit.
Un agent IA peut-il répondre aux candidats étrangers dans leur langue ?
WhatsApp Activate répond à toute heure dans la langue du candidat à partir des contenus validés par l’école. Les réponses couvrent les programmes, le campus, le visa et la candidature. L’agent se présente clairement comme l’assistant IA de l’établissement dès le premier message.
Comment orienter un prospect international vers la prochaine étape des admissions ?
WhatsApp Activate choisit la prochaine action selon le projet du candidat et le calendrier de l’école. Dans la campagne d’une école créative, l’agent proposait le webinaire admissions et enregistrait leur inscription. Selon la période, il peut proposer une visite du campus, une candidature ou un entretien.
Combien de relances WhatsApp envoyer à un candidat sans réponse ?
Dans le dispositif d’une école créative, WhatsApp Activate envoie une seule relance après 72 heures sans réponse, puis arrête les messages. Les échanges et leur résumé remontent dans le CRM. L’équipe admissions conserve ainsi le contexte des conversations engagées avec les prospects internationaux.