En bref
Un groupe international de 3 écoles a construit avec Skolbot un scoring adapté aux critères de ses admissions.
Chaque conversation est lue selon 2 axes : intention et capacité.
Dans le CRM, 100 % des leads arrivent avec la raison de leur score, un résumé, les questions ouvertes et la prochaine étape.
L’équipe sait qui rappeler et comment engager l’échange.
Un score qui prépare la conversation
Skolbot et les admissions d’un groupe international de 3 écoles ont construit un scoring sur 2 axes : l’intention et la capacité. L’équipe voulait savoir qui rappeler en priorité, avec les informations nécessaires pour engager une discussion pertinente. Les critères ont été définis ensemble, un à un.
Une candidate très motivée a choisi son programme et commencé sa candidature, mais son anglais est de niveau B1. Un scoring générique la classerait froide ; ici, elle est tiède et sa fiche CRM recommande une préparation en anglais. Le conseiller ouvre l’appel sur cette proposition et aborde le bon sujet dès la première minute.
Une priorité doit toujours être expliquée
Une simple catégorie ne suffit pas aux admissions pour choisir qui appeler et quoi lui proposer.
Des critères trop génériques
La motivation ne raconte pas tout le projet. L’équipe devait distinguer l’avancement du candidat et sa capacité à rejoindre la formation.
Des freins à comprendre
Les admissions ont identifié l’anglais insuffisant et le financement comme les freins décisifs. Ces sujets doivent apparaître clairement avant le rappel.
Un appel sans contexte
Un classement chaud, tiède ou froid reste insuffisant sans explication. Le conseiller a besoin des questions ouvertes et d’une prochaine étape.
Construire les critères avec les admissions
Skolbot a travaillé avec l’équipe pour relier chaque classement à une lecture précise du projet étudiant.
- 01
Définir chaque critère ensemble.
L’équipe admissions a partagé ses propres critères de qualification. Skolbot les a repris un à un pour construire un scoring adapté au groupe.
- 02
Lire le projet et ses freins.
L’intention se lit dans le programme choisi, la rentrée visée et l’avancement de la candidature. La capacité tient compte du niveau d’anglais et du financement.
- 03
Expliquer le classement dans le CRM.
Chaque lead arrive classé chaud, tiède ou froid, avec la raison du score. Le conseiller retrouve aussi le résumé, les questions ouvertes et la prochaine étape.
- 04
Attendre puis affiner avec l’équipe.
Les conversations interrompues sont signalées et restent ouvertes pendant 7 jours, pour que la note porte sur un échange complet. Le responsable des admissions revoit les scores avec Skolbot. Les critères évoluent à partir des retours de l’équipe, au cas par cas.
| Score | Raison | Prochaine étape |
|---|---|---|
| Chaud | Programme choisi, anglais C1, financement prévu | Appeler aujourd’hui |
| Tiède | Intéressé, anglais B1 à confirmer | Proposer un test d’anglais |
| Froid | Projet pour dans deux ans, financement non abordé | Relancer à la prochaine rentrée |
Chaque rappel commence par le bon sujet
axes de lecture : intention et capacité
Les 2 axes donnent aux admissions une lecture du projet et de sa faisabilité. Chaque lead arrive dans le CRM avec la raison de son classement. L’équipe peut choisir qui rappeler en priorité et préparer une proposition adaptée.
Le conseiller retrouve les questions encore ouvertes avant de décrocher. Un frein identifié devient un sujet à traiter pendant l’appel. Les revues avec le responsable des admissions affinent ensuite les critères à partir des situations rencontrées.
« Avant Skolbot, nos conseillers rappelaient les prospects sans toujours connaître leurs besoins ni leur niveau d’intérêt. Aujourd’hui, chaque fiche CRM nous indique quels candidats prioriser, ce qu’ils recherchent et les questions qu’ils se posent. Nos équipes savent qui rappeler, quand et avec quels arguments. Chaque échange est plus pertinent et plus efficace. »
Questions fréquentes
Comment construire un scoring de leads adapté aux admissions d’une école ?
Dans un groupe international de 3 écoles, Skolbot a construit le scoring avec les admissions, critère par critère. Le modèle reprend les critères propres à l’équipe. Le responsable des admissions revoit ensuite les scores avec Skolbot et ajuste les critères à partir des cas rencontrés.
Quels critères utiliser pour qualifier un prospect étudiant ?
Un groupe international de 3 écoles note ses prospects avec Skolbot sur 2 axes : l’intention et la capacité. L’intention couvre le programme choisi, la rentrée visée et l’avancement de la candidature. La capacité porte sur le niveau d’anglais et le financement, identifiés par les admissions comme les freins décisifs.
Comment prioriser les rappels des prospects dans un CRM admissions ?
Chaque lead reçoit un classement chaud, tiède ou froid accompagné d’une explication dans le CRM. Le conseiller retrouve le résumé de la conversation, les questions ouvertes et la prochaine étape. Ces informations guident l’ordre des rappels et le contenu de chaque échange.
Faut-il classer froid un candidat dont le niveau d’anglais est insuffisant ?
Dans un groupe international équipé de Skolbot, une candidate motivée, avec un programme choisi et une candidature commencée, reste classée tiède malgré un niveau B1. Sa fiche CRM recommande une préparation en anglais. Le conseiller peut aborder cette solution dès le début de l’appel.
Comment éviter de noter un lead sur une conversation incomplète ?
Le dispositif Skolbot signale les conversations partielles et les garde ouvertes pendant 7 jours, pour attribuer le score sur un échange complet. Les admissions évitent ainsi un classement fondé sur des informations tronquées. Les retours de l’équipe servent aussi à revoir les critères au cas par cas.