En resumen
Un grupo de escuelas privadas probó el agente web de Skolbot en 3 centros para captar más interesados y preparar mejor las llamadas.
En 2 meses, 17 estudiantes se matricularon después de hablar con el agente.
Los ingresos por matrícula superan 50 veces el coste de Skolbot.
El grupo ha extendido el sistema a sus 10 escuelas.
Un piloto que decide a todo el grupo
El agente web de Skolbot generó 17 matrículas en dos meses en las escuelas piloto del grupo. Este grupo privado reúne centros de negocios, comunicación y artes aplicadas. Empezó equipando algunas escuelas para observar los resultados antes de ampliar el despliegue.
Un domingo a las 23:00, un visitante pregunta al agente por la formación dual del Bachelor. El lunes por la mañana, el asesor lo llama y ya conoce el programa, el campus, la convocatoria que le interesa y la preocupación de su familia por el coste. Unas semanas después, el estudiante se matricula.
Proyectos que se escapan del formulario de contacto
El grupo necesitaba captar más proyectos de estudiantes y dar a admisiones la información útil para convertirlos.
Preguntas fuera de horario
Los interesados consultan los programas cuando el equipo no está. Su pregunta espera entonces hasta el siguiente día laborable.
Un formulario demasiado limitado
Una pregunta sobre la formación dual o las tasas académicas pide una respuesta. El formulario recoge una solicitud, pero no abre esa conversación.
Una llamada que hay que preparar
El asesor necesita conocer el proyecto y los frenos del interesado. Sin ese contexto, tiene que descubrirlos durante la llamada.
Captar el proyecto, preparar la llamada
Skolbot instaló el agente web en las webs de las escuelas piloto y conectó las conversaciones al CRM.
- 01
Empezar por las escuelas piloto.
El grupo eligió un perímetro inicial antes de decidir el despliegue general. Las matrículas que salieron de las conversaciones con el agente sirvieron para medir el retorno.
- 02
Responder cuando el interesado busca.
El agente web responde a cualquier hora a partir de los contenidos validados por la escuela. El visitante puede concretar su proyecto a lo largo de la conversación.
- 03
Pasar el contexto a admisiones.
El CRM recibe el programa, el campus, la convocatoria, la motivación y las objeciones. El asesor tiene además un resumen y el siguiente paso.
- 04
Ampliar tras los primeros resultados.
Los ingresos del piloto convencieron al grupo de equipar todas sus escuelas. El paso a escala se apoya en las matrículas observadas.
Matrículas que ponen en marcha el despliegue
estudiantes matriculados en dos meses
En dos meses, 17 estudiantes se matricularon después de una conversación iniciada por el agente web. Los ingresos por matrícula correspondientes representan más de 50 veces el coste de Skolbot en ese periodo. Por eso el grupo ha extendido el sistema a sus 10 escuelas. Este cálculo solo cuenta el primer año de estudios: un estudiante se queda de 3 a 5 años, así que el retorno real es mucho mayor.
El agente capta un 40 % más de leads que el formulario de contacto. Así, buena parte de las matrículas viene de interesados que la escuela podría haber perdido. Después, el contexto enviado al CRM ayuda a admisiones a convertir mejor esos contactos.
Matrículas de los 2 primeros meses del piloto, contando solo el primer año de estudios. Un estudiante se queda de 3 a 5 años: el retorno real es aún mucho mayor. Escala relativa, sin importes.
«Skolbot se ha convertido en una verdadera palanca de captación. Nuestros asesores encuentran en el CRM interesados ya cualificados, con su proyecto y sus preguntas. Los resultados del piloto superaron nuestras expectativas y nos convencieron de desplegar la solución en nuestras 10 escuelas.»
Preguntas frecuentes
¿Qué retorno de la inversión midió un grupo de escuelas con un agente de IA?
En un grupo de escuelas que usa Skolbot, los ingresos por matrícula de los estudiantes matriculados tras hablar con el agente web superaron 50 veces el coste de Skolbot durante un piloto de 2 meses en 3 escuelas. Ese retorno motivó el despliegue en todas las escuelas del grupo.
¿Un agente de IA en la web de una escuela genera matrículas?
Sí: en un grupo de escuelas privadas, el piloto de Skolbot terminó con 17 matrículas en dos meses tras conversaciones con el agente web. El agente responde a las preguntas, recoge el proyecto y envía el contexto al CRM. Después, los asesores retoman la relación con la información que necesitan para llamar.
¿Por qué probar un agente de IA en pocas escuelas antes de generalizarlo?
Un grupo de escuelas privadas empezó con 3 escuelas para observar las matrículas que salían de las conversaciones con Skolbot. Los resultados del piloto motivaron después la extensión a sus 10 centros. Este perímetro inicial dio a los responsables de admisiones una base concreta para decidir el despliegue.
¿Qué información debe enviar el chatbot de una escuela al CRM de admisiones?
El agente web de Skolbot envía el programa que busca el interesado, el campus, la convocatoria, la motivación y las objeciones. El CRM recibe además un resumen y un siguiente paso. Así, el asesor puede preparar su llamada en torno al proyecto que ya ha expresado.
¿Por qué sustituir el formulario de contacto por un agente conversacional?
En un grupo de escuelas que usa Skolbot, el agente web capta un 40 % más de leads que el formulario. Skolbot responde a las preguntas durante la visita y abre la conversación sobre el proyecto. Después, admisiones recibe el contacto junto con el contexto de esa conversación.