Les données de vos candidats restent les vôtres

Cette page couvre le service Skolbot : les conversations des candidats avec les agents qu’une école installe. L’école est responsable de traitement. KYX AI est sous-traitant et agit sur ses instructions, dans le cadre du DPA.

Pour chaque agent : les données, la finalité, les sous-traitants et la durée de conservation. L’annexe 1 du DPA donne le détail.

• Agent site web : conversation, coordonnées si le candidat les donne, formation, campus et rentrée visés. Finalité : répondre et qualifier la demande. Sous-traitants : Google Cloud et Vertex AI (UE), Vercel (interface). Conservation : 6 mois après le dernier message.
• WhatsApp Capture : conversation, numéro et nom de profil WhatsApp, coordonnées si le candidat les donne. Finalité : répondre et qualifier la demande. Sous-traitants : Google Cloud et Vertex AI (UE). Conservation : 6 mois après le dernier message.
• WhatsApp Activate : contacts transmis par l’école qui ont accepté d’être contactés, historique de relance, conversation. Finalité : relancer et prendre rendez-vous. Sous-traitants : Google Cloud et Vertex AI (UE). Conservation des conversations : 6 mois après le dernier message.
• Instagram Answer : conversation, identifiant et nom de profil Instagram. Finalité : répondre aux messages reçus. Sous-traitants : Google Cloud et Vertex AI (UE). Conservation : 6 mois après le dernier message.
• Documents de l’école (brochures, programmes) : lus par Reducto, depuis un point d’accès UE, pour construire la base de connaissances.
• Suivi des erreurs : Sentry, région UE, avec caviardage des données personnelles.

L’école est responsable de traitement : elle définit les finalités et la base légale, et informe les candidats. KYX AI, qui édite Skolbot, est sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD et traite les données uniquement sur instruction de l’école.

Le stockage et le traitement principal ont lieu dans l’UE.

• Stockage et base de données sur Google Cloud, dans l’UE
• Agnostique en matière de LLM : nous utilisons les modèles les plus performants du marché en temps de réponse et en efficacité, appelés depuis des points d’accès dans l’UE
• Mode de résidence européenne : aucune requête de génération routée hors UE
• Accès résiduels depuis les États-Unis encadrés par les clauses contractuelles types

Les mesures sont décrites dans l’annexe du DPA.

• Chiffrement en transit (TLS) et au repos
• Authentification multifacteur et principe du moindre privilège
• Données de chaque client isolées dans la plateforme
• Fenêtre de discussion limitée aux domaines autorisés
• Suivi des erreurs avec caviardage des données personnelles

Les agents ne prennent aucune décision au sens de l’article 22 du RGPD. Le scoring classe chaque lead en froid, tiède ou chaud, selon des critères que l’école choisit, par exemple la rentrée visée, le niveau d’anglais ou le financement. Il sert seulement à prioriser les relances. Un conseiller décide toujours de la suite, et le scoring ne vaut pas recommandation d’admission.

Le candidat sait qu’il échange avec une IA, conformément à l’obligation de transparence de l’AI Act. Les candidats peuvent être mineurs : les agents ne demandent pas l’âge, sauf instruction écrite de l’école.

Toute violation de données est notifiée à l’école au plus tard 48 heures après sa découverte. Les conversations sont supprimées 6 mois après le dernier message, comme le prévoit le DPA.

Sur WhatsApp, le candidat écrit en premier, ou il a donné son accord dans le CRM de l’école avant toute relance. Un seul message suffit pour ne plus être contacté.

Certains candidats sont mineurs. Les agents collectent seulement les champs dont l’école a besoin pour traiter la demande, et ne demandent pas l’âge. Le scoring suit les mêmes règles que pour un adulte : il aide l’équipe à prioriser ses rappels, et un conseiller décide de la suite.

Chaque réponse est sourcée à partir de la base de connaissances de l’école. L’école relit les réponses pendant la mise en place. Quand une question dépasse ces contenus, ou quand le candidat demande une personne, un conseiller reprend la main.