In het kort
Een business school onderhield een HubSpot-chatbot met de hand, met tegenstrijdige bronnen en een marketingteam zonder tijd.
Skolbot vergeleek de content, loste de verschillen op en nam de volledige configuratie van de Website Agent voor zijn rekening.
De school hoefde alleen de agent te testen en feedback te geven in het platform.
De agent stond 2 weken na ondertekening live.
Achter een snelle lancering zit werk
Veel oplossingen beloven een chatbot die binnen 24 uur live staat. In de praktijk schrijft de school zelf de scenario’s en corrigeert ze zelf haar content. Het project duurt dan vaak 6 maanden. Deze business school had een chatbot gebouwd in HubSpot. Haar marketingteam had geen tijd meer om hem te onderhouden.
De beslisbomen en scenario’s vroegen schrijfwerk en interne instellingen. Daar kwamen tegenstrijdigheden bij tussen de website, de brochures en de antwoorden van de chatbot.
Marketing draagt het hele project
Achter de chatbot moest de school de routes schrijven, de antwoorden instellen en tegenstrijdige informatie uitzoeken.
Scenario’s met de hand
Elke beslisboom vroeg werk in HubSpot. Het team moest de scenario’s ook bijwerken bij elke wijziging.
Bronnen die verschillen
Het collegegeld, de vereiste Engelse taaltoets en de startdatum verschilden per document. Eerst moest het team de juiste versie vinden, pas dan kon het antwoorden.
Geen tijd beschikbaar
Marketing moest deze voorbereiding naast het eigen werk doen. De lancering hing af van de tijd die het team eraan kon besteden.
Skolbot bereidt de bronnen voor en configureert de agent
Het Skolbot-team nam de voorbereiding van de content en de volledige implementatie van de Website Agent voor zijn rekening.
- 01
Alle bronnen lezen en vergelijken.
Skolbot las de webpagina’s, de brochures, de FAQ en de interne documenten. Elk gegeven is eruit gehaald en vergeleken met de andere bronnen.
- 02
Verschillen tussen bronnen oplossen.
Een webpagina noemde € 8.900 collegegeld, de actuele brochure € 9.400. Skolbot koos de versie van de actuele brochure en paste die overal toe. Na de lancering gaat de vergelijking door.
- 03
De agent configureren, HubSpot behouden.
Skolbot deed de volledige configuratie, zonder scenario’s die marketing moest schrijven. HubSpot blijft het CRM van de school en ontvangt de leads zoals voorheen.
- 04
De school laten testen.
Het team testte de agent en gaf zijn feedback direct in het platform. Skolbot verwerkte elke opmerking. Meer werd er van de school niet gevraagd.
Live zonder interne configuratie
weken tussen ondertekening en livegang
De Website Agent stond 2 weken na ondertekening live. Het marketingteam hoefde geen scenario te schrijven en niets te configureren. Skolbot deed al het voorbereidende werk en de implementatie.
Het enige wat de school moest doen: de agent testen en feedback geven in het platform. Elke vraag heeft nu één antwoord, dat overal geldt. De leads komen nog steeds binnen in HubSpot.
“We hadden al andere oplossingen getest, maar de implementatie duurde maanden. Bij Skolbot werd alles voor ons geregeld: de configuratie van de agent, de kennisbank en de koppeling met ons CRM. Twee weken na ondertekening stond onze agent live. Zonder enige ontwikkeling of scenario’s aan onze kant.”
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om een AI-agent op de website van een hogeschool te zetten?
Bij een business school stond de Website Agent van Skolbot 2 weken na ondertekening live. Skolbot las de bronnen, vergeleek de informatie en deed de configuratie. De school testte alleen de agent en gaf feedback in het platform.
Wie configureert de AI-agent en schrijft de scenario’s voor de school?
Het Skolbot-team regelt de volledige implementatie van de Website Agent. Bij een business school hoefde marketing geen scenario te schrijven en niets te configureren. Het team testte alleen de agent en gaf feedback in het platform.
Kun je een HubSpot-chatbot vervangen en HubSpot als CRM houden?
Ja: een business school verving haar in HubSpot gebouwde chatbot door de Website Agent van Skolbot en houdt HubSpot als CRM. HubSpot blijft de leads ontvangen. Skolbot regelt de configuratie van de agent op basis van de content van de school.
Hoe los je tegenstrijdigheden tussen de website en de brochures van een school op?
Skolbot haalt de informatie uit webpagina’s, brochures, FAQ en interne documenten en vergelijkt ze. Elke tegenstrijdigheid wordt met haar bronnen opgespoord en één keer opgelost. Daarna geldt overal hetzelfde antwoord.
Hoe houd je de antwoorden van een AI-agent actueel na de lancering?
Bij een business school blijft Skolbot de bronnen vergelijken nadat de Website Agent live is gegaan. Een nieuwe tegenstrijdigheid wordt dezelfde dag opgespoord. Skolbot corrigeert haar, zodat elke vraag één antwoord houdt.