In het kort
Een internationale groep van 3 scholen bouwde met Skolbot een scoring rond de criteria van het eigen toelatingsteam.
Elk gesprek wordt gelezen langs 2 assen: intentie en haalbaarheid.
In het CRM komen 100% van de leads binnen met de reden van hun score, een samenvatting, de open vragen en de volgende stap.
Het team weet wie het moet terugbellen en hoe het gesprek te openen.
Een score die het gesprek voorbereidt
Skolbot en het toelatingsteam van een internationale groep van 3 scholen bouwden een scoring op 2 assen: intentie en haalbaarheid. Het team wilde weten wie het eerst moest terugbellen, met de informatie om een zinvol gesprek te beginnen. De criteria zijn samen vastgelegd, één voor één.
Een zeer gemotiveerde kandidaat heeft haar opleiding gekozen en haar aanmelding gestart, maar haar Engels is B1. Een standaardscoring zou haar als koud inschatten. Hier is ze lauw, en haar CRM-profiel raadt een voorbereidingstraject Engels aan. De adviseur opent het gesprek met dat voorstel en zit in de eerste minuut bij het juiste onderwerp.
Een prioriteit moet altijd uitgelegd zijn
Een label alleen is voor het toelatingsteam niet genoeg om te kiezen wie het belt en wat het voorstelt.
Te algemene criteria
Motivatie vertelt niet het hele verhaal. Het team moest zien hoe ver de kandidaat is en of hij de opleiding echt kan gaan volgen.
Drempels die je moet begrijpen
Het toelatingsteam zag onvoldoende Engels en financiering als de beslissende drempels. Die moeten vóór het terugbellen duidelijk zichtbaar zijn.
Bellen zonder context
Een label warm, lauw of koud zegt weinig zonder uitleg. De adviseur heeft de open vragen en een volgende stap nodig.
De criteria samen met het toelatingsteam opstellen
Skolbot werkte met het team om elk label te koppelen aan een precieze lezing van het plan van de student.
- 01
Elk criterium samen vastleggen.
Het toelatingsteam deelde zijn eigen kwalificatiecriteria. Skolbot nam ze één voor één over en bouwde zo een scoring op maat van de groep.
- 02
Het plan en de drempels lezen.
Intentie blijkt uit de gekozen opleiding, het gewenste startmoment en de voortgang van de aanmelding. Haalbaarheid kijkt naar het niveau van Engels en de financiering.
- 03
Het label uitleggen in het CRM.
Elke lead komt binnen als warm, lauw of koud, met de reden van de score. De adviseur vindt er ook de samenvatting, de open vragen en de volgende stap.
- 04
Wachten en daarna samen bijstellen.
Afgebroken gesprekken worden gemarkeerd en blijven 7 dagen open, zodat de score op een volledig gesprek steunt. Het hoofd toelating bekijkt de scores met Skolbot. De criteria veranderen per geval, op basis van de feedback van het team.
| Score | Reden | Volgende stap |
|---|---|---|
| Warm | Opleiding gekozen, Engels C1, financiering geregeld | Vandaag bellen |
| Lauw | Geïnteresseerd, Engels B1 nog te bevestigen | Engelse toets voorstellen |
| Koud | Plan voor over twee jaar, financiering niet besproken | Volgend startmoment opvolgen |
Elk terugbelgesprek begint bij het juiste onderwerp
assen: intentie en haalbaarheid
De 2 assen geven het toelatingsteam zicht op het plan en de haalbaarheid ervan. Elke lead komt in het CRM met de reden van zijn label. Het team kiest wie het eerst terugbelt en bereidt een passend voorstel voor.
Vóór het bellen ziet de adviseur welke vragen nog open staan. Een herkende drempel wordt een onderwerp voor het gesprek. In de reviews met het hoofd toelating worden de criteria daarna bijgesteld op basis van echte situaties.
“Vóór Skolbot belden onze adviseurs studiekiezers terug zonder altijd hun behoeften of hun interesse te kennen. Nu laat elk CRM-profiel zien welke kandidaten voorrang krijgen, wat ze zoeken en welke vragen ze hebben. Onze teams weten wie ze moeten terugbellen, wanneer en met welke argumenten. Elk gesprek is relevanter en effectiever.”
Veelgestelde vragen
Hoe bouw je een leadscoring op maat voor de toelating van een hogeschool?
Bij een internationale groep van 3 scholen bouwde Skolbot de scoring samen met het toelatingsteam, criterium voor criterium. Het model gebruikt de eigen criteria van het team. Het hoofd toelating bekijkt de scores daarna met Skolbot en past de criteria aan op basis van concrete gevallen.
Welke criteria gebruik je om een aspirant-student te kwalificeren?
De scoring van een internationale groep van 3 scholen kijkt naar 2 assen: intentie en haalbaarheid. Intentie omvat de gekozen opleiding, het gewenste startmoment en de voortgang van de aanmelding. Haalbaarheid gaat over het niveau van Engels en de financiering, die het toelatingsteam als beslissende drempels zag.
Hoe prioriteer je terugbelgesprekken in een CRM voor toelating?
Elke lead krijgt in het CRM een label warm, lauw of koud, met een uitleg. De adviseur vindt er de samenvatting van het gesprek, de open vragen en de volgende stap. Die informatie bepaalt de volgorde van het terugbellen en de inhoud van elk gesprek.
Is een kandidaat met onvoldoende Engels een koude lead?
Niet per se: bij een internationale groep van 3 scholen blijft een gemotiveerde kandidaat met een gekozen opleiding en een gestarte aanmelding lauw, ondanks niveau B1. Haar CRM-profiel raadt een voorbereidingstraject Engels aan. De adviseur kan die oplossing meteen aan het begin van het gesprek bespreken.
Hoe voorkom je dat een lead wordt gescoord op een onvolledig gesprek?
Skolbot markeert onvolledige gesprekken en houdt ze 7 dagen open, zodat de score op een volledig gesprek steunt. Zo baseert het toelatingsteam geen label op afgebroken informatie. De feedback van het team dient ook om de criteria per geval bij te stellen.