In het kort
Een creatieve school werft in 64 landen met een klein internationaal team.
Studiekiezers die het team op beurzen in het buitenland sprak, bleven stil in het CRM.
Skolbot koppelde WhatsApp Activate om hen op hun tijd en in hun taal te benaderen en naar een toelatingswebinar te leiden.
Resultaat: 30 aanmeldingen op 200 benaderde studiekiezers.
Elke nieuwe internationale studiekiezer wordt nu automatisch geactiveerd.
Beurscontacten die stil bleven
WhatsApp Activate van Skolbot haalde 30 aanmeldingen voor het toelatingswebinar binnen, uit 200 internationale studiekiezers die de creatieve school als verloren beschouwde. De school werft in 64 landen. Haar kleine internationale team reist langs studiebeurzen in het buitenland, vooral in Azië.
Die ontmoetingen wekten interesse, daarna stopte het contact. De contacten bleven in het CRM staan, zonder dat er een aanmelding voor een opleiding volgde. Het gesprek moest weer op gang komen op een moment dat elke studiekiezer echt kon antwoorden.
De afstand begint al vóór de aanmelding
Tijdverschil, taal en kanaal maakten het lastig om het contact te herstellen.
Tijdverschil
Een werkdag in Parijs kan midden in de nacht vallen bij de kandidaat. Een bericht op het ritme van de school komt op het verkeerde moment aan.
De taal van de kandidaat
Vragen over opleidingen, visum of aanmelding vragen om antwoorden die makkelijk te begrijpen zijn. Het gesprek moet de taal van de studiekiezer volgen.
Een kanaal dat weinig gelezen wordt
In veel van deze landen lezen studiekiezers hun e-mail weinig. WhatsApp hoort bij hun dagelijks leven.
Het contact herstellen en de juiste stap voorstellen
Skolbot koppelde WhatsApp Activate aan het CRM om het contact op elke studiekiezer af te stemmen en hem naar het webinar te begeleiden.
- 01
Schrijven tijdens de lokale dag.
Uit het landnummer van de studiekiezer leidt de agent zijn tijdzone af. Het eerste bericht komt overdag binnen en stelt de AI-assistent van de school duidelijk voor.
- 02
Antwoorden in de gekozen taal.
Een studiekiezer uit Mumbai sprak het team maanden eerder op een beurs en liet daarna niets meer van zich horen. Ze krijgt het bericht om 10.00 uur bij haar thuis, niet om 3.00 uur. Ze vraagt of de bachelor in het Engels wordt gegeven. De agent antwoordt binnen een paar seconden en reserveert een plek voor haar in het webinar.
- 03
De volgende nuttige stap kiezen.
De agent antwoordt op elk moment, op basis van goedgekeurde content over opleidingen, campus, visum en aanmelding. Afhankelijk van de kalender en het plan stelt hij een webinar, een campusbezoek, een aanmelding of een gesprek voor.
- 04
Alles vastleggen, weinig herinneringen sturen.
Elk gesprek en de samenvatting ervan komen in het CRM. Komt er geen antwoord, dan stuurt WhatsApp Activate na 72 uur één herinnering en stopt daarna.
Het webinar brengt internationale plannen weer in beweging
aanmeldingen voor het toelatingswebinar
- 200
WhatsApp-berichten verstuurd
- 180
Berichten geopend90%
- 120
Antwoorden67%
- 30
Aangemeld voor webinar25%
Webinaraanmeldingen binnen 3 dagen na het eerste bericht. Percentages berekend op de vorige stap.
Van de 200 opnieuw benaderde studiekiezers meldden 30 zich aan voor het toelatingswebinar. De school beschouwde deze contacten als verloren. Het gesprek op WhatsApp gaf hen een concrete volgende stap.
Sinds deze campagne neemt WhatsApp Activate automatisch contact op met elke nieuwe internationale studiekiezer. Het team vindt de gesprekken en hun samenvatting in het CRM. Zo kan het de relatie voortzetten en weet het welke vragen al beantwoord zijn.
“Na de beurzen reageerden veel van onze studiekiezers niet meer op onze berichten. Dankzij Skolbot konden we het gesprek op WhatsApp weer oppakken, in hun taal en op het juiste moment. Kandidaten die we kwijt dachten te zijn, hebben zich uiteindelijk toch aangemeld voor onze webinars.”
Veelgestelde vragen
Hoe bereik je internationale studiekiezers die niet meer op e-mails reageren?
Een creatieve school bereikte haar stille studiekiezers opnieuw via WhatsApp, met WhatsApp Activate van Skolbot. De agent schrijft overdag in hun tijdzone en antwoordt in hun taal. De campagne leverde 30 aanmeldingen voor het toelatingswebinar op, uit 200 benaderde studiekiezers.
Hoe stem je WhatsApp-berichten af op de tijdzone van kandidaten?
WhatsApp Activate leidt de tijdzone af uit het landnummer van de studiekiezer. Het eerste bericht wordt ingepland tijdens de lokale dag van de studiekiezer. Zo krijgt een studiekiezer in Mumbai het bericht om 10.00 uur bij haar thuis, niet midden in de nacht.
Kan een AI-agent buitenlandse kandidaten in hun eigen taal antwoorden?
Ja, WhatsApp Activate antwoordt op elk moment in de taal van de kandidaat, op basis van content die de school heeft goedgekeurd. De antwoorden gaan over opleidingen, campus, visum en aanmelding. Vanaf het eerste bericht stelt de agent zich duidelijk voor als de AI-assistent van de school.
Hoe leid je een internationale studiekiezer naar de volgende stap in de toelating?
WhatsApp Activate kiest de volgende stap op basis van het plan van de kandidaat en de kalender van de school. In een campagne van een creatieve school stelde de agent het toelatingswebinar voor en registreerde hij de aanmelding. Afhankelijk van het moment in het jaar kan hij ook een campusbezoek, een aanmelding voor de opleiding of een gesprek voorstellen.
Hoeveel WhatsApp-herinneringen stuur je naar een kandidaat die niet reageert?
Bij een creatieve school stuurt WhatsApp Activate na 72 uur zonder antwoord één herinnering en stopt dan met berichten. De gesprekken en hun samenvatting komen in het CRM. Zo houdt het toelatingsteam de context van elk gesprek met internationale studiekiezers.