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GrokUne intégration Slate WhatsApp relie les conversations WhatsApp de vos futurs étudiants à Slate, le CRM admissions de Technolutions. Slate ne documente pas de fonction WhatsApp native. Skolbot comble cet écart avec deux agents IA : WhatsApp Capture transforme les conversations entrantes en fiches Slate, et WhatsApp Activate relance une population ou une requête exportée depuis Slate.
L’intégration passe par les mécanismes publics de Slate : source formats, Upload Dataset, SFTP et web services. Les objets, les champs, les déclencheurs et le sens de synchronisation sont confirmés pour la configuration Slate de chaque établissement, pendant le cadrage.
Slate et WhatsApp : ce que Slate fait déjà
Slate envoie déjà des SMS, de façon native. La documentation Technolutions indique que la messagerie SMS bidirectionnelle en temps réel est une composante native de Slate, sans intégration tierce. Les réponses apparaissent sur la fiche liée au numéro et dans l’Inbox.
Pour WhatsApp, la situation est différente. Nous n’avons trouvé aucune fonction WhatsApp native dans la documentation publique de Technolutions. Si votre équipe veut répondre aux candidats sur WhatsApp et retrouver ces échanges dans Slate, il faut une couche qui gère WhatsApp et alimente Slate.
SMS Slate ou agent IA WhatsApp : deux outils différents
| Question | SMS natif de Slate | Agent IA WhatsApp Skolbot qui alimente Slate |
|---|---|---|
| Canal | SMS | |
| Qui répond | Vos conseillers, ou des envois programmés | L’agent IA, puis un conseiller si besoin |
| Disponibilité | Selon vos équipes et vos envois | Réponses aux questions courantes à toute heure |
| Où vit l’historique | Fiche Slate et Inbox | Plateforme WhatsApp, avec résumé et statut envoyés à Slate |
| Mise en place | Configuration Slate | Source format dans Slate, puis cadrage avec votre équipe |
Les deux peuvent coexister. Le SMS sert bien les rappels et les échanges un à un avec un conseiller. L’agent WhatsApp sert les candidats qui préfèrent WhatsApp et posent beaucoup de questions avant de candidater, notamment à l’international.
Ce que Skolbot n’est pas
Skolbot n’est pas un connecteur certifié par Technolutions. Nous ne revendiquons aucun partenariat avec Technolutions et aucune présence dans une place de marché Slate. L’intégration utilise les outils d’import et d’export que Slate documente pour toutes les institutions. Votre équipe Slate garde la main sur le mapping, le dédoublonnage et l’activation de chaque flux.
WhatsApp Capture : des conversations entrantes aux fiches Slate
WhatsApp Capture répond aux candidats qui vous écrivent sur WhatsApp, par exemple depuis un QR code en salon ou un bouton sur une page programme. L’agent répond aux questions, qualifie la demande et recueille le consentement. Le lead est ensuite transmis à Slate.
Le source format, point d’entrée dans Slate
Slate organise l’import autour d’Upload Dataset, l’outil d’import de Slate. Un source format décrit un jeu de données qui vient toujours de la même source et associe chaque colonne à un champ Slate. La bibliothèque de source formats en propose pour des fournisseurs connus ; pour Skolbot, on crée un source format personnalisé que votre équipe valide.
Les données typiques sont le nom, le numéro WhatsApp, l’e-mail s’il est donné, le programme envisagé, la rentrée visée, l’origine du contact, le consentement et un résumé de la conversation.
SFTP ou web service
Deux voies d’entrée sont documentées par Slate :
- le dépôt de fichiers sur le serveur SFTP de Technolutions, en général dans un répertoire
/incoming/, décrit dans la présentation SFTP de Slate ; - le web service en mode push vers l’endpoint propre au source format, décrit dans Importing Data with Web Services.
La même page précise qu’Upload Dataset fonctionne mieux avec des lots qu’avec des mises à jour ligne par ligne. Skolbot regroupe donc les leads par lots. Une demande de rappel part avec le lead dans le lot, avec son brief d’appel : votre équipe la retrouve sur la fiche Slate.
WhatsApp Activate : relancer une population Slate
WhatsApp Activate part de Slate. Dans Slate, une population regroupe des fiches aux attributs communs, définie par des règles. Votre équipe construit une requête sur cette population, par exemple les candidats d’un programme dont le dossier est incomplet.
Slate permet de planifier l’export du résultat d’une requête vers un serveur SFTP ou de l’exposer par web service. Skolbot lit cet export, envoie un message WhatsApp aux seules personnes qui l’ont accepté, puis renvoie le résultat de l’échange à Slate par le source format.
Skolbot ne lit que ce que votre requête expose. Votre équipe choisit les contacts, les critères et les champs.
Le consentement WhatsApp
Le consentement est une condition, pas un détail. La documentation Meta indique que les entreprises doivent obtenir un opt-in avant d’écrire aux personnes sur WhatsApp, et vos règles internes peuvent aller plus loin. Un numéro de téléphone dans Slate ne vaut pas, à lui seul, accord pour recevoir des messages WhatsApp.
Concrètement, le cadrage prévoit un champ Slate qui porte le consentement WhatsApp et sa date. WhatsApp Activate filtre sur ce champ. WhatsApp Capture l’alimente quand un candidat accepte d’être recontacté. Notre guide sur l’opt-in WhatsApp des candidats détaille les règles de fréquence.
Le passage à un conseiller
L’agent IA ne prend aucune décision d’admission. Il passe la main quand la question touche un cas personnel, une dérogation, un financement ou une réclamation, ou quand le candidat demande un humain.
Le cadrage fixe trois points : qui reçoit la conversation, sur quel outil, et ce qui est écrit dans Slate. En général, la fiche Slate reçoit un statut, le motif du transfert et le conseiller en charge. Le conseiller reprend avec tout le contexte.
Comment se cadre une intégration Slate WhatsApp
Le cadrage suit un ordre simple :
- Le cas pilote. Un seul moment du parcours, par exemple les demandes WhatsApp reçues depuis un salon.
- Les objets et les champs. Votre équipe Slate indique où le lead atterrit : fiche personne, champs personnalisés, interaction ou autre structure propre à votre instance.
- Le dédoublonnage. Le numéro de téléphone est souvent la clé, avec l’e-mail en appui. Slate applique ses propres règles de correspondance à l’import.
- Le sens de synchronisation. Capture va de Skolbot vers Slate. Activate part d’un export Slate, puis le résultat revient.
- Le rythme. Une fréquence de lots acceptable pour l’équipe admissions.
- Les données. Résumé ou transcription complète dans Slate, avec l’avis de votre DPO. Pour les écoles européennes qui utilisent Slate, le cadrage couvre aussi le RGPD : base légale, information, conservation et transferts.
- Les erreurs. Qui reçoit l’alerte si un import est rejeté. Skolbot journalise chaque lot envoyé.
Pour comparer avec d’autres CRM, lisez Salesforce, WhatsApp et voix pour les admissions, notre guide sur l’intégration WhatsApp et CRM pour les admissions et le comparatif des CRM pour écoles supérieures. La page intégrations liste les CRM pris en charge.
Voir Skolbot avec mon instance Slate
