Kurz gesagt
Eine internationale Gruppe mit 3 Hochschulen hat mit Skolbot ein Scoring nach den Kriterien ihres Zulassungsteams entwickelt.
Jedes Gespräch wird nach 2 Achsen gelesen: Absicht und Voraussetzungen.
Im CRM kommen 100 % der Leads mit dem Grund für ihren Score an, dazu eine Zusammenfassung, die offenen Fragen und der nächste Schritt.
Das Team weiß, wen es zurückruft und wie es das Gespräch beginnt.
Ein Score, der das Gespräch vorbereitet
Skolbot und das Zulassungsteam einer internationalen Gruppe mit 3 Hochschulen haben ein Scoring auf 2 Achsen entwickelt: Absicht und Voraussetzungen. Das Team wollte wissen, wen es zuerst zurückrufen sollte, mit den Informationen für ein relevantes Gespräch. Die Kriterien wurden gemeinsam festgelegt, eines nach dem anderen.
Eine sehr motivierte Bewerberin hat ihren Studiengang gewählt und ihre Bewerbung begonnen, doch ihr Englisch liegt auf Niveau B1. Ein generisches Scoring würde sie als kalt einstufen. Hier ist sie warm, und ihr CRM-Eintrag empfiehlt eine Englischvorbereitung. Der Studienberater beginnt den Anruf mit diesem Angebot und spricht ab der ersten Minute das richtige Thema an.
Eine Priorität braucht immer eine Begründung
Eine einfache Kategorie reicht dem Zulassungsteam nicht, um zu entscheiden, wen es anruft und was es anbietet.
Zu allgemeine Kriterien
Die Motivation zeigt nicht das ganze Vorhaben. Das Team musste unterscheiden, wie weit der Bewerber ist und ob er den Studiengang wirklich antreten kann.
Hürden, die man verstehen muss
Das Zulassungsteam hat unzureichendes Englisch und die Finanzierung als entscheidende Hürden benannt. Diese Themen müssen vor dem Rückruf klar sichtbar sein.
Ein Anruf ohne Kontext
Eine Einstufung als heiß, warm oder kalt reicht ohne Erklärung nicht aus. Der Studienberater braucht die offenen Fragen und einen nächsten Schritt.
Die Kriterien mit dem Zulassungsteam entwickeln
Skolbot hat mit dem Team daran gearbeitet, jede Einstufung mit einer genauen Lesart des Studienvorhabens zu verbinden.
- 01
Jedes Kriterium gemeinsam festlegen.
Das Zulassungsteam hat seine eigenen Qualifizierungskriterien geteilt. Skolbot hat sie einzeln übernommen und daraus ein Scoring für die Gruppe gebaut.
- 02
Das Vorhaben und seine Hürden lesen.
Die Absicht zeigt sich im gewählten Studiengang, im gewünschten Studienstart und im Stand der Bewerbung. Die Voraussetzungen berücksichtigen Englischniveau und Finanzierung.
- 03
Die Einstufung im CRM erklären.
Jeder Lead kommt als heiß, warm oder kalt eingestuft an, mit dem Grund für den Score. Der Studienberater findet außerdem die Zusammenfassung, die offenen Fragen und den nächsten Schritt.
- 04
Abwarten, dann mit dem Team nachschärfen.
Abgebrochene Gespräche werden markiert und bleiben 7 Tage offen, damit der Score auf einem vollständigen Gespräch beruht. Die Zulassungsleitung prüft die Scores gemeinsam mit Skolbot. Die Kriterien entwickeln sich mit den Rückmeldungen des Teams weiter, Fall für Fall.
| Score | Grund | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Heiß | Fach gewählt, Englisch C1, Finanzierung steht | Heute anrufen |
| Warm | Interessiert, Englisch B1 prüfen | Englischtest anbieten |
| Kalt | Start in zwei Jahren, Finanzierung offen | Zum nächsten Start melden |
Jeder Rückruf beginnt mit dem richtigen Thema
Achsen: Absicht und Voraussetzungen
Die 2 Achsen zeigen dem Zulassungsteam das Vorhaben und wie realistisch es ist. Jeder Lead kommt mit dem Grund für seine Einstufung ins CRM. Das Team entscheidet, wen es zuerst zurückruft, und bereitet ein passendes Angebot vor.
Der Studienberater sieht die offenen Fragen, bevor er zum Telefon greift. Eine erkannte Hürde wird zum Thema des Anrufs. Die Reviews mit der Zulassungsleitung schärfen die Kriterien danach an den echten Fällen nach.
„Vor Skolbot haben unsere Berater Interessenten zurückgerufen, ohne immer zu wissen, was sie brauchen und wie groß ihr Interesse ist. Heute zeigt uns jeder CRM-Eintrag, welche Bewerber Vorrang haben, was sie suchen und welche Fragen sie sich stellen. Unsere Teams wissen, wen sie wann und mit welchen Argumenten zurückrufen. Jedes Gespräch ist relevanter und wirksamer.“
Häufige Fragen
Wie entwickelt man ein Lead-Scoring für die Zulassung einer Hochschule?
In einer internationalen Gruppe mit 3 Hochschulen hat Skolbot das Lead-Scoring gemeinsam mit dem Zulassungsteam entwickelt, Kriterium für Kriterium. Das Modell übernimmt die eigenen Kriterien des Teams. Die Zulassungsleitung prüft die Scores danach mit Skolbot und passt die Kriterien an die erlebten Fälle an.
Mit welchen Kriterien qualifiziert man Studieninteressierte?
Eine internationale Gruppe mit 3 Hochschulen prüft Studieninteressierte nach 2 Achsen: Absicht und Voraussetzungen. Die Absicht umfasst den gewählten Studiengang, den gewünschten Studienstart und den Stand der Bewerbung. Die Voraussetzungen betreffen Englischniveau und Finanzierung, die das Zulassungsteam als entscheidende Hürden benannt hat.
Wie priorisiert man Rückrufe an Interessenten im CRM?
Jeder Lead erhält im CRM eine Einstufung als heiß, warm oder kalt, mit einer Erklärung. Der Studienberater findet die Zusammenfassung des Gesprächs, die offenen Fragen und den nächsten Schritt. Diese Angaben bestimmen die Reihenfolge der Rückrufe und den Inhalt jedes Gesprächs.
Ist ein Bewerber mit schwachem Englisch automatisch ein kalter Lead?
Bei einer internationalen Gruppe mit 3 Hochschulen bleibt eine motivierte Bewerberin mit gewähltem Studiengang und begonnener Bewerbung trotz Niveau B1 als warm eingestuft. Ihr CRM-Eintrag empfiehlt eine Englischvorbereitung. Der Studienberater kann diese Lösung gleich zu Beginn des Anrufs ansprechen.
Wie vermeidet man, einen Lead nach einem unvollständigen Gespräch zu bewerten?
Skolbot markiert unvollständige Gespräche und hält sie 7 Tage offen, damit der Score auf einem vollständigen Gespräch beruht. So vermeidet das Zulassungsteam Einstufungen auf Grundlage lückenhafter Informationen. Die Rückmeldungen des Teams dienen außerdem dazu, die Kriterien Fall für Fall zu überprüfen.