ChatGPT
Claude
Perplexity
Gemini
GrokWas KI-Agenten in der Zulassung österreichischer Business Schools leisten
Ein KI-Agent beantwortet die ersten Fragen von Studieninteressierten auf Ihrer Website, stützt sich dabei auf die Inhalte Ihrer Hochschule, qualifiziert das Anliegen und übergibt an Ihr Team. Ob jemand aufgenommen wird, entscheidet weiterhin Ihr Aufnahmeverfahren und damit Ihr Team.
In Österreich gibt es kein zentrales Bewerbungsportal wie Hochschulstart in Deutschland. Bewerbungen gehen direkt an die Hochschule, oft über ein eigenes Online-System. Das erzeugt viele Einzelfragen: Wann beginnt die Bewerbungsfrist? Gibt es ein Aufnahmeverfahren? Was kostet das Studium, und gibt es Studienbeihilfe? Genau diese Fragen kommen oft abends, wenn Ihr Büro geschlossen ist.
Dieser Beitrag beschreibt, was ein Agent in Österreich konkret übernehmen kann, worauf bei FH, Privatuniversität und Datenschutz zu achten ist und wie die Aufgaben zwischen Agent und Team verteilt sind. Die Grundlagen finden Sie im Leitfaden zum KI-Chatbot in der Studierendengewinnung.
Die österreichische Ausgangslage: FH, Privatuniversität und Matura
Interessierte an einer Business School in Österreich vergleichen meist Fachhochschulen, Privatuniversitäten und öffentliche Universitäten, und sie bringen Matura, Berufsreifeprüfung oder eine Studienberechtigungsprüfung mit. Ein Agent muss diese Wege kennen, soweit Sie sie veröffentlichen.
Für die Qualitätssicherung ist die AQ Austria maßgeblich. Sie akkreditiert Einrichtungen und Studiengänge, auditiert Qualitätsmanagementsysteme und bearbeitet die Anzeige ausländischer Studienprogramme in Österreich. Wer eine Privatuniversität oder eine FH betreibt, verweist Interessierte auf diese Akkreditierung, am besten mit Datum und Geltungsbereich in den eigenen Inhalten. Auch internationale Siegel wie AACSB für Business Schools oder FIBAA kommen in Gesprächen vor, und der Agent sollte sie nur nennen, wenn Ihre Hochschule sie tatsächlich trägt.
Ein zweites Thema ist die Finanzierung. Die Studienbeihilfenbehörde informiert über Studienbeihilfe und weitere Förderungen. Der Agent kann auf diese Stelle verweisen und Ihre Studienbeiträge nennen, die Berechnung im Einzelfall überlässt er aber den Fachleuten.
Dazu kommt der Unterschied zwischen Vollzeit und berufsbegleitend. Viele FH bieten berufsbegleitende Programme an, und Interessierte fragen gezielt danach. Das Duale Studium nach deutschem Modell ist in Österreich seltener, und deutsche Interessierte verwechseln die Begriffe leicht.
Welche Aufgaben der Agent übernimmt
Der Agent ist die erste Ansprechstelle auf Ihrer Website, die Fragen aus Ihren Inhalten beantwortet und das Gespräch strukturiert an Ihr Team gibt. Er arbeitet rund um die Uhr, auch zu Stoßzeiten wie rund um Tag der offenen Tür oder Inskriptionsfristen.
Fragen zu Studium und Aufnahme beantworten
Er nennt Studiengänge, Studienformate, Aufnahmeschritte, Fristen und Studienbeiträge, wie sie auf Ihrer Website stehen. Auf Wunsch erklärt er den Ablauf von Aufnahmegespräch, Motivationsschreiben oder Eignungstest. Was nicht in Ihren Inhalten steht, beantwortet er nicht, sondern gibt es weiter.
Interessierte qualifizieren
Der Agent erfragt Studiengang, gewünschten Start im Winter- oder Sommersemester, bisherigen Abschluss und Interesse an einem berufsbegleitenden oder Vollzeitformat. Damit weiß Ihr Team vor dem Gespräch, worum es geht. Praxisbeispiele zu dieser Qualifizierung finden Sie im Beitrag Chatbot an Wirtschaftshochschulen im Vergleich zu technischen Hochschulen.
Gespräch ins CRM übergeben
Skolbot Chat schickt Gespräch und Qualifizierung an Ihr CRM. Ihr Team öffnet den Kontakt und sieht den Verlauf, ohne nachfragen zu müssen. Wie die Anbindung an Ihr System aussieht, besprechen wir in der Demo.
Nachfassen und Übernahme durch Menschen
Aus dem CRM heraus kann Ihr Team per WhatsApp oder telefonisch nachfassen, sofern eine Einwilligung vorliegt. Fragen zur Anrechnung von Vorstudien, zu Sonderfällen beim Zugang oder zur Finanzierung bleiben bei Ihren Beraterinnen und Beratern. Der Agent erkennt diese Fälle und bietet einen Termin an.
Wer übernimmt was: Agent und Aufnahmeteam
Der Agent erledigt Wiederholbares, Ihr Team bewertet und entscheidet. Die Tabelle gibt eine Orientierung für Österreich.
| Aufgabe | KI-Agent | Aufnahmeteam |
|---|---|---|
| Fragen zu Studiengängen und Aufnahmeverfahren | Antwortet aus Ihren Inhalten | Pflegt Inhalte und Ablauf |
| Zugang mit Matura, BRP oder SBP | Nennt veröffentlichte Wege | Prüft Unterlagen |
| Studienbeitrag und Studienbeihilfe | Nennt Ihre Beiträge, verweist auf die Behörde | Berät im Einzelfall |
| Berufsbegleitend oder Vollzeit | Erklärt veröffentlichte Formate | Klärt individuelle Situation |
| Qualifizierung und Terminvereinbarung | Ja | Führt das Gespräch |
| Übergabe ins CRM | Ja, mit Verlauf | Nutzt sie zum Nachfassen |
| Aufnahmeentscheidung | Nein | Ja |
Datenschutz: DSGVO, DSG und Datenschutzbehörde
In Österreich gilt die DSGVO unmittelbar, ergänzt durch das Datenschutzgesetz. Aufsichtsbehörde ist die Datenschutzbehörde (DSB), die nach eigener Darstellung Betroffene, Verantwortliche, Auftragsverarbeiter und Datenschutzbeauftragte anspricht und auch Themen wie internationale Datenübermittlung behandelt.
Als Hochschule sind Sie Verantwortlicher, der Anbieter des Agenten arbeitet in der Regel als Auftragsverarbeiter, und Sie benötigen eine Vereinbarung dazu. Stellen Sie dem Anbieter diese Fragen:
- Wo werden Gesprächsdaten gespeichert, und verlassen sie die EU?
- Werden Gespräche zum Training von Modellen genutzt?
- Wie lange werden Daten aufbewahrt, und wie werden sie gelöscht?
- Welche Rechtsgrundlage tragen WhatsApp und telefonisches Nachfassen?
Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben und tragen Sie sie in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein. Bei Fragen zu Ihrer Hochschule hilft Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter. Mehr zur Praxis lesen Sie im Beitrag DSGVO und DSB an österreichischen Hochschulen.
EU AI Act: Hinweis auf den Einsatz von KI
Interessierte müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Artikel 50 des EU AI Act verlangt, dass Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, bei der ersten Interaktion offenlegen, dass es sich um KI handelt, sofern es nicht offensichtlich ist.
Setzen Sie den Hinweis in die erste Nachricht und zeigen Sie jederzeit den Weg zu einer Beraterin oder einem Berater. Das stärkt das Vertrauen, auf das eine Privatuniversität oder FH bei der Wahl der Interessierten angewiesen ist.
So starten Sie in vier Schritten
Beginnen Sie mit den Fragen, die Ihr Team heute am häufigsten beantwortet.
- Inhalte prüfen. Sind Aufnahmeverfahren, Fristen, Studienbeiträge und Akkreditierung aktuell? Lücken schließen Sie vor dem Start.
- Übergaberegeln festlegen. Bestimmen Sie, welche Fragen an Menschen gehen und wer sie wann beantwortet, zum Beispiel am Montag nach einem Wochenende mit vielen Anfragen.
- Datenschutz klären. Beziehen Sie Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten ein und formulieren Sie den KI-Hinweis.
- Testen und nachschärfen. Lassen Sie Mitarbeitende und Studierende typische Fragen stellen, etwa zu Matura, Aufnahmegespräch oder Studienbeihilfe, und prüfen Sie die Antworten.
Wie Sie Anbieter vergleichen, erklärt der Beitrag KI-Agent für die Studierendengewinnung auswählen. Eine Einordnung bietet der Überblick zu KI-Agenten in der Studierendengewinnung.
Was Sie nach dem Start beobachten sollten
Wichtiger als die Zahl der Gespräche ist ihre Qualität. Beobachten Sie, bei welchen Fragen der Agent übergibt und welche Themen offen bleiben.
Wiederholt sich eine unbeantwortete Frage, fehlt ein Abschnitt auf Ihrer Website. Lesen Sie außerdem regelmäßig Stichproben der Gespräche. Sie merken schneller als jede Auswertung, wenn Tonfall oder Begriffe, etwa Inskription oder Einschreibung, nicht zu Ihrer Hochschule passen.
